نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات چیست؟

نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات چیست؟

نرم‌افزارهای مدیریت ارسال سفارشات، بستری مناسب جهت سازمان‌دهی، مدیریت و نظارت بر وضعیت ارسال و تحویل سفارشات و مرسولات به صورت بهینه و موثر است.

نرم‌افزاری مناسب برای فروشگاه‌های اینترنتی، پخش FMCG یا پخش موارد تند مصرف، شرکت‌های پخش و توزیع، قالیشویی‌ها و پیک‌های موتوری است؛ تا بتوانند به کمک این نوع از نرم‌افزارها و پیاده‌سازی آن در سازمان و کسب و کار، علاوه بر مدیریت سفارشات، وضعیت ماموران پخش و ارسال و پیک‌ها را رهگیری، نظارت و ردیابی کنند.

نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات لوجیکو
چه ویژگی‌هایی دارد؟

پنل مدیریت ارسال سفارشات لوجیکو، پنلی تحت وب است و همراه با اپلیکیشنی است که روی تلفن همراه راننده‌ها، پیک‌ها و ماموران پخش نصب می‌شود (اپلیکیشن لوجیکو همکار).

این پنل به مدیران، جهت مدیریت پیک موتوری، مدیریت پیک رستوران، مدیریت پخش و توزیع، مدیریت فروشگاه اینترنتی و… کمک می‌کند.

 
مدیران پنل می‌توانند به صورت دستی یا اتوماتیک:
  • ماموریت‌های ارسال سفارش و تحویل کالا را ثبت کنند.
  • سفارشات را با توجه به ساعت کاری یا ناحیه‌بندی رانندگان به آنها تخصیص دهند.
  • وضعیت سفارشات و رانندگان را به صورت لحظه‌ای روی نقشه رصد و رهگیری و ردیابی کنند. 
  • سفارشات را برای تمامی رانندگان با توجه به ترافیک، ترتیب‌بندی یا اولویت‌بندی کنند. (Sorting)

ماژول‌ها و امکاناتی که نرم‌افزار در اختیار کاربران قرار می‌دهد:

1. ردیابی رانندگان (نظارت و رهگیری لحظه‌ای پیک و راننده روی نقشه)

ردیابی پیک و راننده، از ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات است که به کاربر اجازه می‌دهد از طریق اپلیکیشنی که روی تلفن همراه پیک نصب می‌شود، وضعیت مامور پخش یا راننده را روی نقشه رصد کنند و از گزارشات عملکرد رانندگان و ناوگان بهره ببرند. امکاناتی که این ماژول در اختیار کاربران قرار می‌دهد شامل:

  • مشاهده‌ی مسیر طی شده توسط پیک
  • مشاهده‌ی نقاط و زمان توقف هر پیک روی نقشه
  • گزارش کامل عملکرد راننده در بازه‌های زمانی مختلف
  • ثبت نقاط و زمان شرو ع و پایان کار هر راننده روی نقشه
  • رصد وضعیت اتصال GPS و اینترنت تلفن همراه راننده جهت رهگیری
ردیابی پیک

2. مدیریت ارسال‌ها (ثبت، تخصیص، نظارت و کنترل ماموریت‌های ارسال سفارش)

نرم‌افزار این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تمامی سفارشات تحویل کالا به مشتری را، هم به صورت دستی و هم به صورت اتوماتیک در پنل مدیریتی ثبت کنید و به پیک و راننده‌ی مورد نظر خود تخصیص دهید. به محض این که ماموریت ارسال سفارش برای راننده ثبت شود، در اپلیکیشن لوجیکو همکار، به پیک اطلاع داده می‌شود. این ویژگی، امکاناتی نیز برای شما به وجود می‌آورد؛ شامل:

 
  • مشاهده و آرشیو جزئیات انجام هر ماموریت و سفارش
  • تعیین بازه‌ی زمانی و مهلت انجام هر سفارش برای پیک
  • امکان تخصیص ماموریت به راننده با توجه به ناحیه‌ی هر راننده و پیک
  • مشاهده‌ی وضعیت هر سفارش (انجام شده، انجام نشده، در حال انجام)
  • دسترسی به مدیریت نقشه محور (Live board) جهت رصد سفارشات روی نقشه
  • امکان اتصال سیستم‌ها از طریق API (جهت ثبت اتوماتیک سفارشات در پنل لوجیکو)

3. ترتیب‌بندی ارسال سفارش (Sorting)

ماژول ترتیب‌بندی یا اولویت‌بندی ارسال سفارشات، تمام ماموریت‌ها و سفارشات ثبت شده در پنل مدیریت را برای پیک یا راننده با توجه به فاصله‌ی مکانی راننده تا مقاصد مختلف و بر اساس ترافیک موجود، ترتیب‌بندی می‌کند و مشخص می‌کند هر پیک، سفارشات را با چه اولویت و ترتیبی تحویل بدهد تا تمامی ماموریت‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن، به اتمام برسد. اما این ماژول چه منافعی برای شما ایجاد می‌کند؟

 
  • بهبود شاخص تحویل به موقع کالا به مشتری (On-Time Delivery)
  • کاهش هزینه‌ی حمل و نقل (Cost Per Mile)
  • تحویل سفارشات بیشتر در مدت زمان کمتر با تعداد پیک ثابت
  • بهبود عملکرد پیک/ راننده و افزایش کارایی و بهره‌وری

شما می‌توانید نقاط ارسال سفارش و تحویل کالا را به صورت دستی یا به صورت اتصال از طریق API در پنل مدیریتی خود ثبت و تمامی نقاط را برای راننده و پیک ترتیب‌بندی و اولویت‌بندی کنید.

View this post on Instagram

تحویل به موقع یا On-Time Delivery . . 🔹یکی از شاخص‌های مهم عملکرده که تو این پست بهش پرداختیم . هر چی این نرخ بالاتر باشه، نشون میده سفارشات سر وقت داره به مشتری میرسه . 🔽🔼این چند نکته رو حتما به خاطر داشته باشید: . 🔷بررسی کنید که علت ریشه‌ای یا همون Root Cause تاخیرها از کجای زنجیره تامینتونه؟ . 🔷زمانی که مشتریان شما از تاخیر تو تحویل سفارش مطلع نباشن، دو اتفاق منفی رخ می‌ده . ✔هم تو برند شما و اعتبار شما برای مشتری تاثیر منفی می‌گذاره . ✔و هم باعث میشه تماس‌های پیگیری سفارش از طرف مشتری به شما بیشتر بشه . 🔷این موضوع مهمه که شما از پیک‌های خودتون استفاده کنید یا از پیک‌های طرف سوم استفاده کنید . 📌این موضوع رو با توجه به تعداد سفارشات روزانه و همچنین ظرفیت هر پیک مصاحبه کنید. . پیشنهاد می‌کنم حتما به لینک بیو برید و دمو ی نرم افزار #مدیریت_ارسال_سفارشات لوجیکو رو مشاهده کنید . #لوجیکو #لجستیک #مدیریت_پیک_موتوری #تحویل_به_موقع #شاخص_لجستیکی #مدیریت_فروشگاه_اینترنتی #مرسوله #بهره_وری #بهینه_سازی #مدیریت #دلیوری #lastmiledelivery #ontimedelivery #OTD #KPI #deliverymanagementsoftware #delovery

A post shared by Logiico | لوجیکو (@logisticsmag) on

4. ارسال پیامک رهگیری سفارش به مشتری

با استفاده از ابزار ارسال پیامک به مشتری، به محض حرکت پیک به سمت مشتری جهت تحویل کالا و سفارش، یک پیامک حاوی لینک رهگیری پیک حامل سفارش روی نقشه به همراه مدت زمان تخمینی رسیدن پیک برای مشتری ارسال می‌شود. ارسال پیامک رهگیری مرسوله، مزایایی را برای کسب و کار شما به همراه دارد. ازقبیل:

 
  • افزایش رضایت مشتریان
  • کاهش تماس‌های پیگیری سفارش از سمت مشتری
  • برندینگ کسب و کار ( با نمایش نام و لوگوی شرکت در لینک رهگیری)

40 درصد از مدیران بخش ارسال سفارشات، میانگین روزی 2 ساعت از زمان خود یا کارمندانشان را صرف پاسخ به مشتریان در مورد زمان رسیدن سفارش آنها می‌کنند.

کمپانی تام تام

5. مستندسازی جزئیات سفارش (Documantion)

ثبت و مستندسازی تمامی اطلاعات مربوط به یک سفارش، از اخذ امضای مشتری گرفته تا آپلود تصویر کالا هنگام تحویل به مشتری، یکی از ویژگی‌هایی است که در اپلیکشین «لوجیکو همکار» برای پیک‌ها و رانندگان فراهم‌ شده و به مدیران پنل و کسب و کار در موارد بسیاری کمک می‌کند. از قبیل:

 
  • ثبت تصویر محصول هنگام تحویل و امضای مشتری
  • دسترسی به مستندات لازم در صورت شکایت مشتری
  • امکان بررسی وضعیت سفارشات تکمیل شده با توجه به مستندات
  •  اعلام تکمیل صحیح و درست ماموریت تحویل سفارش توسط پیک 

6. ناحیه‌بندی (Geofence)

نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات لوجیکو، این امکان را در اختیار مدیران پنل قرار می‌دهد تا در جهت فرآیند بهبود مدیریت فروشگاه اینترنتی، مدیریت پیک موتوری، مدیریت پخش و توزیع و …، ناحیه‌ی جغرافیایی مجاز برای تردد پیک‌ها و رانندگان را روی نقشه مشخص کنند و به رانندگان روی اپلیکیشن اطلاع دهند. امکاناتی که در پی اعمال ناحیه‌بندی ایجاد می‌شود شامل موارد زیر است:

 
  • دریافت هشدار در صورت خروج ماموران از ناحیه
  • عدم امکان شروع به کار با اپلیکیشن توسط راننده خارج از ناحیه
  • امکان تخصیص ماموریت‌های ارسال سفارش به پیک‌ با توجه به ناحیه‌ یا منطقه‌ی جغرافیایی تحت مسئولیت آنها

7. شیفت کاری رانندگان (Shift Work)

از دیگر امکانات نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات، امکان تعیین شیفت کاری رانندگان و زمان فعالیت آنها با اپلیکیشن «لوجیکو همکار» است. تعیین ساعت کاری پیک باعث می‌شود تاخیرات هر پیک یا راننده در شروع روز کاری، توسط نرم‌افزار به دقت محاسبه شود. تعیین شیفت کاری رانندگان مزایای زیر را به همراه دارد:

 
  • محاسبه‌ی ساعت کاری رانندگان در گزارش عملکرد
  • محاسبه‌ی دقیق تاخیر شروع به کار رانندگان و نیروها
  • در نظر گرفتن شیفت کاری در برنامه‌ریزی ارسال و تخصیص سفارشات

نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات،
چه چالش‌هایی را بر طرف می‌کند؟

نرم‌افزارهای مدیریت ارسال سفارشات یا به عبارتی Last-Mile Delivery Management Systems، اساسا به رفع چالش‌های مرتبط به «افزایش بهره‌وری سازمان» و «کاهش هزینه‎های مالی و زمانی» در مبحث لجستیک و زنجیره تامین می‌پردازند.

 چالش‌هایی که نرم‌افزارهای مدیریت تحویل کالا می‌توانند حل کنند، به صورت پایه‌ای شامل موارد زیر می‌شوند:
  • کنترل هزینه گام آخر تحویل کالا (Lastmile Delivery)
  • عدم نظارت و کنترل مناسب بر عملکرد پیک و راننده
  • افزایش رضایت مشتریان

1. کنترل هزینه‌ی گام آخر تحویل کالا (Last-mile Delivery)

اگر نمی‌دانید که تعریف تحویل گام آخر (لست مایل دلیوری) چیست ، به صورت خلاصه تحویل گام آخر کالا یا آخرین گام تحویل کالا، به آخرین مرحله‌ی حمل و نقل بار و مرسوله از مرکز پخش یا انبار گفته می‌شود که در این مرحله، محصول مستقیما به دست مشتری می‌رسد.

کنترل گام آخر تحویل از پرهزینه‌ترین و زمان‌بر ترین بخش‌ها در مدیریت زنجیره تامین و فرآیند تحویل کالا محسوب می‌شود.

تحویل گام آخر حدود 53 درصد از هزینه‌های کل فرآیند تحویل کالا را شامل می‌شود و بیشتر شدن تحویل رایگان در خریدهای اینترنتی نیز باعث افزایش هزینه‌ی تحویل گام آخر خواهد شد.

بیزینس اینسایدر

ارسال رایگان، یعنی تمام هزینه‌های ارسال روی دوش سازمان است (این سازمان می‌تواند یک شرکت پخش، فروشگاه اینترنتی یا حتی یک رستوران با سفارش بیرون‌بر باشد.) و هرچقدر بهینه‌سازی بیشتری در این زمینه صورت بگیرد، سود بیشتری عاید سازمان خواهد شد.

اما نرم‌افزار مدیریت ارسال سفارشات، این چالش را چگونه برطرف می‌کند؟

  • کنترل فرآیند ارسال سفارشات
  • برنامه‌ریزی و ترتیب‌بندی ارسال سفارشات (اولویت‌بندی ارسال‌ها برای پیک و راننده)
  • مسیربندی، دسته‌بندی و گروه‌بندی نقاط برای راننده و پیک با استفاده از الگوریتم VRP ، که به آن اصطلاحا مسیرچینی (کلاسترینگ) هم گفته می‌شود.

رفع این چالش‌ها به مدیران لجستیک و زنجیره تامین، مدیران عملیات و مدیران برنامه‌ریزی کمک می‌کند فرآیندهای ارسال کالا به مشتریان را به صورت بهینه مدیریت و کنترل کنند.

مسائلی مثل این که راننده اول کدام سفارش را باید تحویل دهد، از چه مسیری برود، کدام مسیر باعث می‌شود مصرف سوخت کاهش پیدا کند و اتلاف وقت کم‌تری در تحویل داشته باشد که این موارد می‌توانند به راحتی توسط نرم‌افزارهای مدیریت ارسال سفارشات حل شوند.

2. عدم نظارت و کنترل مناسب بر عملکرد پیک و راننده

یکی از چالش‌های اساسی مدیران و شرکت‌هایی که با حمل و نقل، لجستیک یا پخش مویرگی سر و کار دارند، کنترل عملکرد پیک و راننده است.

بسیاری از مدیران برای این امر به دنبال نرم افزار مدیریت پیک، نرم افزار پخش مویرگی یا نرم‌افزارهای رهگیری و ردیابی (GPS) می‌گردند، تا با پیاده‌سازی یک سیستم لجستیکی هوشمند بتوانند در کنار مزیت‌های این نوع سیستم‌ها، بر عملکرد نیروهای خود نظارت کامل داشته باشند.

فرآیند کنترل عمکرد راننده و ناوگان شامل چهار بخش زیر می‌شود:
  • رهگیری و ردیابی پیک در لحظه 
  • نظارت بر برنامه‌ی ریخته شده توسط مدیر (تطابق کار انجام شده با کار برنامه‌ریزی شده)
  • گزارش‌گیری از عملکرد پیک در بازه‌ها‌ی زمانی مختلف (سیر مسیر نادرست، توقفات بی‌جا، گزارشات خلافی سرعت و …)
  • تحلیل گزارشات و محاسبه‌ی شاخص‌های کلیدی عملکرد لجستیکی

سیستم‌های مدیریت تحویل یا DMS (که با کلیدواژه‌هایی مثل: نرم‌افزار مدیریت پیک رستوران، نرم‌‌افزار مدیریت پیک موتوری، نرم‌افزار پخش مویرگی و … هم شناخته می‌شوند)، باعث سهولت در اجرای این چهار بخش در سازمان و کاهش هزینه‌های مربوط به کنترل عملکرد پیک و راننده خواهند شد.

3. افزایش رضایت مشتریان

اهمیت خدمات به مشتری و جلب رضایت مشتری بر هیچ کسب و کاری پوشیده نیست.

این مورد که چرا نرم‌افزارهای مدیریت ارسال سفارشات می‌توانند بر شاخص رضایت مشتری تاثیرگذار باشند، سوالی است که در این بخش به آن پاسخ داده‌ایم.

کسب و کارهایی مثل فروشگاه اینترنتی یا شرکت‌ پخش و توزیع مویرگی که با مشتریان بیشتری سروکار دارند، نیاز به ایجاد مزیت رقابتی برای بقا در بازار دارند و با رقابتی‌تر شدن بازار، باید چالش‌های زیر را در باب افزایش رضایت مشتری حل کنند و در نهایت تجربه‌ی خوبی را برای مشتری رقم بزنند:
  • کاهش تاخیر در تحویل سفارش به مشتری
  •  اطلاع رسانی به مشتری از فرآیند تحویل کالا
  • برقراری امکان رهگیری مرسوله و سفارش توسط مشتری

تا چند سال پیش، مهمترین مزیت رقابتی که برای یک فروشگاه اینترنتی تفاوت را رقم می‌زد، امکان ارسال 24 ساعته‌ی سفارش به مشتری بود.

اکنون اما مشتری به این موضوع اهمیت نمی‌دهد که شرکت یا فروشگاه شما چگونه به مدیریت لجستیک و زنجیره تامین می‌پردازد؛ چیزی که برای مشتری اهمیت دارد، این است که سفارش دقیقا همان زمان که می‌خواهد به دستش برسد.

اما زمانی که یک کمپانی با تعداد بسیار زیادی از سفارشات و ماموریت‌های تحویل کالا رو به رو باشد، قطعا مدیریت تحویل به موقع کالا به تمام مشتریان ( On Time Delivery) به یک چالش عمده برای مدیران تبدیل خواهد شد.

و اینجاست که نرم‌افزارهای مدیریت تحویل می‌توانند با امکاناتی مثل:

  • مسیربندی هوشمند (VRP)
  • ترتیب‌بندی و اولویت‌بندی سفارشات با توجه به ترافیک
  • ارسال پیامک رهگیری مرسوله به مشتری و…

گره‌ای از کار باز کنند.