لوجیکو
لطفا شکیبا باشید
گفتیم که برای افزایش بهره وری کارکنان، نیاز به طی یک سری مراحل دارین تا بر اساس اون ها، برای قسمت های مختلف سازمان تون برنامه ریزی کنین و با روش های مختلف دست به بهینه کردن، ساده کردن و کم هزینه تر کردنِ فرآیند هاتون بزنین.
Image

ابزار و روش کار، پله نخست در بهره وری فرآیند کاری

9 ماه پیش زمان مطالعه : 3 دقیقه | 0 دیدگاه
بهره‌وری

مقدمه:

گفتیم که برای افزایش بهره وری کارکنان، نیاز به طی یک سری مراحل دارین تا بر اساس اون ها، برای قسمت های مختلف سازمان تون برنامه ریزی کنین و با روش های مختلف دست به بهینه کردن، ساده کردن و کم هزینه تر کردنِ فرآیند هاتون بزنین.

در هر کسب و کار، فرآیند های مختلفی وجود داره و برای بهینه سازی این فرآیند ها باید به فعالیت ها و قسمت های جزئی تری که فرآیند ها توسط مجموعه ای از اون ها انجام می شن رجوع کرد؛ سپس با بررسی این قسمت ها امکان بهینه سازی و در نتیجه افزایش بهره وری رو سنجید.

برای بهره وری فرآیند ها می تونیم از سه پارامتر کلی برای بررسی اون ها کمک بگیریم که این سه سیستم حقوق و دستمزد، روش کار و ابزارکار نام دارن. در این مقاله به صورت جامع در مورد پارامترهای روش و ابزار هر فرآیندِکاری صحبت می کنیم و سیستم حقوق و دستمزد رو در قسمت دوم شرح می دیم.


روش کار:

برای تجزیه هر کدوم از فرآیند ها باید به این دو سوال پاسخ بدین: 

چه کاری هایی؟ و به چه ترتیبی؟

برای نظم دهی به روندِ بهینه سازی، باید لیستی از کار هایی که انجام می دین رو ثبت و بعد ترتیب انجام هر کدوم رو مشخص کنین. مثلا یک شرکت حمل کالا کاری هایی مثل بارگیری، حمل کالا و تخلیه بار رو انجام می ده که هر کدوم از این کار ها به زیر شاخه هایی تقسیم می شن؛ مثلا در هنگام چینش بار، ترتیب چیدن بر اساس اولویت تحویل اون ها خیلی مهمه.

تخمین زمان و هزینه:

برآورد دو پارامتر زمان و هزینه در خیلی از جاها به شما کمک می کنه تا موارد اضافی رو حذف کنین و هزینه ها رو کاهش بدین؛ باید به این توجه داشته باشین که هر کدوم از فرآیند ها رو بر اساس اولویتی که در مرحله قبل مشخص شده بررسی کنین تا مواردی که اولویت خاصی ندارن حذف یا بهینه بشن.

بهینه سازیِ فعالیت های جزئی:

همونطور که می دونین فرآیند اصلی شما شامل مجموعه ای از فعالیت هاست و یکی از مراحل در بهره ور تر کردن سازمان شما، بررسی همین فعالیت هاست.

برای این کار باید خودِ فعالیت ها و ترتیب اون ها، دونه دونه برای بهینه سازی بررسی بشن؛ سعی می کنیم با یک مثال این روند رو شرح بدیم:

 یک فروشگاه اینترنتی رو در نظر بگیرین که هر روز سفارش هایی رو بسته بندی و ارسال می کنه، در مورد بررسی خودِ فعالیت ها، می تونه امکان کوچک کردن جعبه ها یا جا دادن سفارش هایی با مبدا یکسان در یک جعبه رو در نظر بگیره(البته به شرطی که به محصول آسیبی وارد نشه) و برای ترتیب شون هم با منطقه بندی، زمان بندی، در نظر گرفتن ترافیک و تعطیل بودن یا نبودن روز های آتی اولویت بندیِ درستی انجام بده.


بهره وری

به عنوان یک پیشنهاد، استفاده از برنامه های هوشمند در بهینه سازی فرآیند ها خیلی مفیده. برنامه های مسیریابی ای مثل نشان رو دیگه تقریبا همه استفاده می کنن و برای سریع تر رسوندن کالا به عنوان یک فعالیت جزئی تر، گزینه بسیار مناسبی هستن. برنامه های دیگه ای هم برای مدیریت وظایف و کارکنان شما وجود دارن که به شما در گزارش گیری، ثبت وظیفه، نظارت و... کمک می کنن. تسکولو و لوجیکو نمونه های خوبی از این نوع برنامه ها هستن. تصویر زیر رو ببینین، گزارشی کلی در مورد فعالیت های راننده ارائه شده که این اطلاعات، کنترل و مدیریت نیروی انسانی رو راحت تر، کم هزینه تر و سریع تر می کنه و تاثیر به سزایی در بهره وری داره. بهره وری

ابزار کار:

منظور از ابزار کار، چیز هایی هستن که شما توسط اون ها فرآیند ها، کارکنان، ناوگان و هر چیز دیگه ای رو در شرکت تون کنترل می کنین که در دو نوع کاغذی و دیجیتالی موجود هستن.

روش کاغذی، بیشتر در گذشته استفاده می شد که با پیشرفت تکنولوژی و به وجود اومدن امکانات مختلف، ابزار دیجیتالی خیلی پرکاربرد شدن؛ چرا که باعث صرفه جویی در هزینه و در زمان می شن.

در مورد ابزار های کاغذی، بهینه سازی خاصی برای افزایش بهره وری نمیشه انجام داد و ما هم سعی در توضیحات اضافه نداریم؛ اما ابزار های دیجیتالی دنیایی از امکانات رو برای کسب و کار های مختلف به ارمغان آوردن و به طور حتم انتخاب و استفاده از اون ها بسته به نوع سازمان شما فرق می کنه که در ادامه شرح می دیم.

برای این کار سازمان رو به دو دسته ی کارکنان داخل و خارج از سازمان دسته بندی می کنیم.

داخل سازمان: سیستم هایی که در این زمینه می شه ازشون کمک گرفت به دو دسته ERP ها و سیستم هایی محدود تر با کارایی های خاص تقسیم می شن که بسته به نوع و سایز سازمان تون، استفاده از هر کدوم از اون ها متفاوته.

 ERP ها معمولا برای شرکت های بزرگ با فرآیند هایی متعدد و پیچیده که نیاز به کنترل، نظارت و مدیریت همه قسمت ها وجود داره استفاده می شن. ERP یک سیستم یکپارچه و جامع با هدف و اجزاء مشخصی هست که در کنار هم فعالیت می کنن؛ به طور مثال یک ERP شامل بخش های حساب داری، کنترل انبار، کنترل منابع انسانی و ... می شه. حتما اسم CRM  ها یا سیستم های ارتباط و مدیریت با مشتری به گوش تون خورده؛ حالا به نمودار زیر توجه کنین، همونجور که می بینین یک سیستمERP  خودش شامل CRM می شه و سیستمی بسیار جامع هستش.


بهره وری


یکی از بهترین سیستم ها در این زمینه، سیستم SAP هست که توسط یک شرکت آلمانی هدایت می شه، از جمله نمونه های داخلی هم که کارایی نسبتا خوبی دارن می شه به همکاران سیستم و چارگون اشاره کرد که برای استفاده در داخل واقعا مناسب هستن.

همونطور که گفتیم این سیستم ها برای هر شرکتی نباید استفاده بشن و با توجه به نیاز ها انتخاب می شن. به طور مثال مجموعه غذاییِ بزرگی مثل مجموعه فارسی رو در نظر بگیرین، این سازمان دارای اجزا مختلفه که باید در کنار هم و با هماهنگی کار کنن، لذا استفاده از ERP  ها ممکنه انتخابی خوبی برای این سازمان باشه، اما در مورد یک رستوران کوچکتر چطور؟ آیا نیازهِ تا برای همچین سیستم گرون قیمتی هزینه کنه؟ اگر نه پس راه حل چیه؟ پاراگراف بعدی در همین مورد صحبت می کنه.

برای مثال، در بعضی از مواقع ممکنه شرکت شما فقط در زمینه مدیریت منابع انسانی مشکل داشته باشه و برای کنترل بقیه قسمت ها نیازی به صرف هزینه نباشه، در این موارد سیستم هایی هستن که به صورت اختصاصی روی یکی از قسمت های سازمان شما کار می کنن و انتخاب اون ها بسته به نوع فعالیت شرکت شما می تونه در بهره ور تر کردن فرآیند های سازمان شما تاثیر بسیار مثبتی داشته باشه، چرا که بدون هزینه های اضافی قسمت مهم سازمان تون رو بهینه و هوشمند سازی می کنن در نتیجه با افزایش درآمد یا کاهش هزینه ها بهره وری سازمان شما افزایش پیدا می کنه.

تسکولو به عنوان یکی از سیستم های داخلی انتخاب خوبی هست. در همین دسته، تیم کمپ و تیم ورک هم نمونه های قابل قبولی هستن.


بهره وری


خارج از سازمان: حساسیت در مدیریت کارکنان و فرآیند های خارج از سازمان اونجاست که نظارت بر اون ها به دلیل فاصله فیزیکی مشکله و کار رو برای کنترل، سازماندهی و شاید بهینه سازی سخت می کنه.

خوشبختانه با وجود برنامه های مدیریت ناوگان و عوامل خارج از سازمان این سری مشکلات تا حد خیلی زیادی برطرف شدن. با کمک این سیستم ها مدیران می تونن به طور لحظه ای از موقعیت کارکنان شون با خبر بشن و از نحوه فعالیت و جزئیات کار اون ها گزارش گیریِ دقیقی داشته باشن. نمونه زیر یکی از این برنامه ها رو نشون می ده که راننده می تونه با ثبت تصویر از وضعیتش، گزارشی آنلاین رو ارسال کنه تا اقدامات برای تصمیم گیری های بعدی سریع تر انجام بشن.


بهره وری

کسب و کار هایی مثل شرکت های پخش، رستوران ها، مدیران پیک ها و حمل کننده های بار و کالا، استفاده از این برنامه ها رو در اولویتِ استراتژی بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمانشون قرار میدن.

Fleetio، لوجیکو و DMS  شرکت دیجی کالا از بهترینِ این برنامه ها در این حوزه هستن.


جمع بندی:

به طور حتم، این که کارها در سازمان شما چطور و با چه ترتیبی انجام می شن در بازدهی سازمان تون نقش بسیار اساسی ای رو ایفا می کنه و برآورد هزینه، زمان و نحوه اختصاص هر کدوم به قسمت های مختلف به مدیریت و کنترلی موثر نیازه داره.

توجه داشته باشین که لازم نیست دقیقا از روش های ذکر شده استفاده کنین. نوآوری داشته باشین، از دیگر صنایع کمک بگیرین و اینو در نظر داشته باشین که هیچ کس به اندازه شما از کسب و کارتون و راه های بهینه تر کردنش خبر نداره.



لوجیکو را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید

پست های مرتبط

نظرات
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
لغو