لوجیکو
لطفا شکیبا باشید
با بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد فعالیت‌های سازمانمون، گام بلندی برای رسیدن به اهدافی که برای کسب و کارمون تعریف کردیم برمیداریم. برای اینکه عملکرد سازمانمون رو بررسی و اندازه گیری کنیم نیاز به تعریف شاخص‌های اندازه‌گیری داریم.
Image

شاخص‌های کلیدی، راهی برای افزایش عملکرد سازمانی

8 ماه پیش زمان مطالعه : 3 دقیقه | 0 دیدگاه
بهره‌وری

مقدمه:

"اندازه‌گیری اساس و پایه‌های مدیریت را مشخص می کند."

در مقاله های قبلی در مورد روش و ابزار کار و ساختار پرداخت حقوق و دستمزد صحبت کردیم. اهمیت هرکدوم و اینکه چه تاثیری در بهره وری دارن رو هم گفتیم. در اینجا میخوایم در مورد یک اصل مهم به نام شاخص های کلیدی عملکرد صحبت کنیم. ابتدا شاخص های کلیدی عملکرد و سنجه رو تعریف و تفاوتشون رو با ذکر مثال بررسی میکنیم و در ادامه شاخص های عملکرد مناسب برای عوامل میدانی و سازمان های حمل و نقل رو بیان میکنیم. با ما همراه باشین.

شاخص‌های کلیدی عملکرد

قبل از اینکه به تعریف معیارهای شاخص های کلیدی عملکرد بپردازیم نگاهی به عکس بالا اطلاعات کلی و نقشه ای از مسیری که قراره با هم بررسی کنیم رو بهمون میده.

گام اول تعریف شاخص کلیدی عملکرد

برای اینکه در کسب و کارمون بتونیم به هدفی که تعریف کردیم برای سازمانمون برسیم نیاز به یک سری شاخص داریم تا با استفاده از اونا کار خودمون رو بسنجیم.
شاخص‎های کلیدی عملکرد باید در یک قالب خاص و با در نظر گرفتن معیارهایی مشخصی تعریف بشن تا نتیجه درستی ازشون بگیریم. مثلا یک شاخص عملکرد خوب باید در راستای هدفمون باشه و قابل اندازه‎گیری. حالا چطور اندازه بگیریم؟ با استفاده از روش‎ها و ابزارهایی که در ادامه در موردشون صحبت میکنیم.

هدف، مهمترین فاکتور برای یک شاخص عملکردی

همونطور که در مقاله حقوق و دستمزد بهش اشاره کردیم برای انجام هر کاری در سازمانمون باید به هدفی که برای کارمون تعریف کردیم توجه داشته باشیم. در اینجا نیز معیارهایی که برای سنجش عملکردمون تعریف میشن با توجه به هدف کارمون انتخاب میکنیم.
به طور مثال سنجه‎های یک فروشگاه اینترنتی و یک شرکت تحویل کالا با همدیگه فرق میکنن. برای یک فروشگاه اینترنتی میزان فروش در هر ماه یک شاخص کلیدیه و برای یک شرکت     تحویل کالا تعداد تماس‎ها برای پیگیری بار از طرف مشتری یک سنجه به حساب میاد که هر چقدر این تماس‎ها کمتر باشه یعنی ما در کارمون بهتر داریم عمل میکنیم. یک شاخص ثابت میتونه در چندین کسب و کار مختلف به عنوان معیاری برای سنجش عملکرد مورد استفاده قرار بگیره.

شاخص‎های کلیدی درواقع سنجه‎های مشخصی هستن که برای کارمون تعریف میکنیم. سوالی که مطرحه اینه سنجه و شاخص چه تفاوتی دارن؟ آیا هر سنجه‎ای میتونه به عنوان شاخص به حساب بیاد؟

سنجه، در یک کلمه یعنی اندازه گیری!

وقتی حرف از سنجه میزنیم یعنی هر چیز قابل اندازه گیری در سازمانمون که با توجه به اون میتونیم برای کارمون برنامه ریزی و شاخص تعریف کنیم. یعنی چی؟

وقتی یکی از کارکنان شما بهتون میگه که 10 تا جعبه در انبار داریم این یک سنجه به حساب میاد. مقداری قابل لمس که شما رو از میزان موجودی انبارتون آگاه میکنه. درواقع شاخص‎های کلیدی عملکرد، سنجه‎های خاصی هستن که با استناد به اونا میتونیم بهره‎وری کارمون رو زیاد کنیم.

  اینکه میگیم شاخص‎ها سنجه‎های خاصی هستن یعنی هر سنجه‎ای که ما تعریف میکنیم لزوما یک شاخص کلیدی به حساب نمیاد. مثلا در شرکتِ حمل و نقلِ ما، میانگین سن کارکنانمون     یک سنجه‎ هست ولی نمیتونه شاخص کلیدی برای عملکردمون باشه. اما در سازمانی مثل آموزش و پرورش میانگین سن کارکنان یک شاخص خیلی مهم به حساب میاد.

برگردیم به روش‎ها و ابزارهای یک شاخص عملکرد صحیح و خوب

   شاخص‎های کلیدی و سنجه رو فهمیدیم چی هستن. در اینجا هدف ما ارائه شاخص‎هایی برای عوامل میدانی و سازمان‎های لجستیکیه . نکته‎ای که باید درنظر داشته باشیم اینه که اعداد دروغ نمیگن! نتایجی که از شاخص‎های کلیدیمون به دست میاریم حتی اگه باب میلمون نباشه میتونه راه رسیدن به هدف رو بهمون نشون بده. این معیارها در دو زمینه برای شرکت‎های لجستیکی تعریف میشن:

1- عوامل خارج از سازمان (پیک‎ها، ویزیتورها و غیره)

2- عوامل درون سازمانی

از اونجایی که میزان هدر رفت هزینه و زمان در عوامل خارج از سازمان بیشتره و امکان کنترل مناسب و بهینه‎ی همه عوامل خارج از سازمان وجود نداره، در این مقاله قصد داریم تا شاخص‎های عملکردی رو برای عوامل خارج از سازمان تعریف کنیم .
شاخص‎های کلیدی که تعریف میکنیم باید در یک قالب مشخص باشه، قبل از تعریف شاخص‎های کلیدی باید به چارچوبی که در زیر بیان شده توجه داشته باشیم:

1- هدف شاخصمون مشخص باشه.
2- شاخص تعریف شده با اهداف سازمانمون همگام باشه.
3- هدف شاخص قابل دستیابی باشه.
4- پیشرفت به سوی هدف شاخصمون قابل اندازه گیری باشه.
5- برای هدف شاخصمون چارچوب زمانی تعریف شده باشه.


برای مثال یک شرکت تحویل کالا افزایش سهم خودش در بازار رو به عنوان هدف قرار میده. برای این هدف میزان فروش و یا تحویل‎های ماهیانه و روزانه خودش رو به عنوان شاخص تعریف میکنه. چارچوب زمانی یک ماهه تعریف شده. میزان فروش ما در یک ماه نتیجه ای که از شاخص کلیدی که تعریف کردیم به دست میاد.

شاخص‎های کلیدی و نتایجی که ازشون به دست میاد مکمل هم هستن. با نگاهی به عکس زیر این موضوع رو بهتر درک میکنین.



شاخص‌های کلیدی عملکرد

در ادامه به بررسی شاخص‎های کلیدی عملکرد که قابلیت اجرا در سازمان ما رو داره می‎پردازیم.

1- تحویل به موقع:
 این یکی از مهمترین شاخص ها برای شرکت های تحویل کالا به حساب میاد. موردی که برای خودش تبدیل به یک معضل شده. این شاخص به توانایی پیک ها در تحویل امن و سر وقت کالا به مشتری اشاره میکنه. براساس رابطه زیر و بر اساس آمارها میزان تحویلی ها با توجه به رابطه زیر باید بالای 98 درصد باشه.

                                                                                                         100*((تحویل های کامل– تحویل داده نشده) / تحویل کامل) 
 
2- درصد تحویل‌هایی که کامل انجام شده:
یک ارسال کالای بی‌نقص یعنی محصولی که مشتری خریداری کرده، سالم و سروقت تحویل داده بشه. این شاخص به تنهایی قابل دستیابی نیست و برای اینکه محصولی که مشتری خریداری کرده سالم به دستش برسه علاوه بر اینکه بسته باید سروقت ارسال بشه نیاز به یک ناوگان حمل و نقل مطمئن و امن داره تا به نتیجه مطلوبمون برسیم.

3- چرخه نقدینگی:
بازه زمانی که طول میکشه تا پولی که برای مواد اولیه پرداختیم رو از فروش محصولمون به دست بیاریم رو بازه چرخه نقدینگی میگن.به این ترتیب که هر چقدر این بازه کوتاه تر باشه کسب و کار ما سود بیشتری داره.

4- چرخه تحویل کالا به مشتری:

این شاخص به نکته مهمی اشاره داره اونم کمترین زمان ممکن برای تحویل خرید مشتری. به بیان ساده تر زمانی که طول میکشه تا بسته ای که مشتری خریده رو بهشون تحویل بدیم. این شاخص با شاخص تحویل کالا  یک تفاوت خیلی مهم داره و اون زمان شروع انجام هر کدومه. چرخه تحویل کالا از زمانی که مشتری خرید خودشو انجام میده تا زمان تحویل کالا به مشتریه. تحویل به موقع کالا به کیفیت و امنیت تحویل کالا برمیگرده. وقتی مشتری کالایی رو خریده سالم و سرووقت به مشتری برسونیم.

5- هزینه ارسال کالا:

 برای مشتری هامون پرداخت پول و اینکه چه مقدار برای دریافت بسته خریداری شدن پول پرداخت کنن خیلی اهمیت داره. شرکت های زیادی هستن که در محدوه های مختلف ارسال رایگان دارن که همین خیلی در جلب رضایت مشتری هاشون تاثیر داره.

6- چرخه زنجیره تامین:

وقتایی پیش میاد که انبار ما خالیه و مشتری هامون زیاد! مساله ای که تحت عنوان عرضه و تقاضا در بازار با اون آشنایی داریم. این شاخص مدت زمانی که طول میکشه تا سفارش مشتری رو تهیه و به دستش برسونیم. نمودار زیر منحنی عرضه و تقاضا رو نشونمون میده.



شاخص‌های کلیدی عملکرد


نمودار بالا میگه که میزان تقاضا با میزان افزایش قیمتشون رابطه عکس داره.  این مساله زمانی خودشو نشون میده که مشکلات اقتصادی باعث ایجاد تورم و افزایش قیمت ها میشن. دقیقا شرایطی که الان داریم.

7- میزان زنگ زدن مشتریان:
خدمات و پشتیبانی از مشتری هامون و شنیدن صدای اونا و انتقاداتی که دارن میتونه به ما اطلاعات خوبی درباره میزان رضایتشون بده. وقتی مشتری ناراضی برای پیگیری بسته هاش خیلی به ما زنگ میزنه یعنی دو تا شاخص دیگه یعنی تحویل به موقع و چرخه تحویل به مشتری هم مشکل داره که باید برطرف بشه.
در اینجا ما به هفت مورد از مهمترین شاخص های کلیدی برای عوامل خارج از سازمان اشاره کردیم. شاخص های بیشتری وجود داره که قابل تعریف شدنه ولی مساله ای که مهمه اینه قرار دادن بیش از حد شاخص های کلیدی میتونه برای کارمون نتیجه منفی در برداشته باشه. چیزی که مهمه اینه که ما از نتایج به دست آمده از این شاخص ها برای افزایش بهره وری کارمون کمک بگیریم. طراحی شاخص های عملکرد خوب و بهینه فرآیندی تکمیلی است که در طول زمان و با کسب تجربه حاصل میشه.


شاخص‌های کلیدی عملکرد


در مقاله ساختار پرداخت حقوق و دستمزد به نکته مهمی به نام نظام ارزیابی اشاره کردیم. برای اینکه ببینیم شاخص کلیدی که تعریف کردیم کارایی و تاثیر مناسبی بر کسب وکارمون داره باید اونا رو مورد ارزیابی قرار بدیم.
ارزیابی شاخص های کلیدی نتایجی که ازشون به ما میده رو مشخص میکنه تا اگر شاخصی مناسب نیست تغییر کنه.
 اساسا یک شاخص عملکرد خوب و عملگرا باید پاسخی برای سوالات زیر داشته باشه:

1- آیا فرآیندهای موجود باعث پیشبرد اهدافمون میشن؟
2- نتایجی که به دست آوردیم چقدر به انتظاراتی که داشتیم نزدیک هستن؟
3- بودجه ای که برای سازمانمون در نظر گرفتیم صرف چه مواردی میشن؟
4- مشتریامون ازمون راضی هستن؟ اگه نه دلیلش چیه؟

اما همه اینارو گفتیم، زمان رو چیکار کنیم؟
با این همه مشغله‌ای که وجود داره چطور به همشون برسیم؟
چطور به مرحله عمل برسیم؟
شاخص‌های عملکرد اطلاعاتی رو به دستمون میده که با ارزیابی اونا میتونیم برای رسیدن به اهداف سازمانیمون گام برداریم. همونطور که گفتیم تعریف این شاخص ها زمان زیادی میبره برای همین و مخصوصا جمع آوری اطلاعات مورد نیاز میتونیم از نرم افزارهای مدیریت ناوگان و عوامل خارج از سازمان مثل لوجیکو استتفاده کنیم. گزارشاتی که لوجیکو بهمون میده همون اطلاعاتی هستن که از شاخص‌های عملکرد به دست میاریم و با استفاده از اون میتونیم در زمان و هزینه صرفه جویی و بهره وری سازمانمون رو بالا ببریم.

جمع بندی:


ما به دنبال پیدا کردن نقاط ضعف کارمون هستیم، جلوگیری از هدر رفت هزینه های اضافی سازمانمون که بیشتر در عوامل خارج از سازمان صرف میشه. گام‎هایی که برای بهبود روند کارمون برمیداریم باید در راستای هدف اصلی کارمون باشه. شاخص‎هایی که تعریف میکنیم نیز باید هدفمند و قابل اجرا و نتایج قابل اندازه گیری داشته باشن.
مهمترین هدف از تعریف شاخص های کلیدی عملکرد در کارمون جمع‎آوری اطلاعات از روند و نتیجه انجام فعالیت هامونه. سازمان ما زمانی به اهدافی که در نظر گرفته میرسه که اطلاعات درستی از نتیجه فعالیت‎هایی که در سازمانمون انجام میشه داشته باشیم.

لوجیکو را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید
نظرات
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
لغو